El tiempo es vida: guía para la organización del tiempo

¡Es que no tengo tiempo! Es probable que hayas escuchado o leído esto de las personas que te rodean muchas más veces de las que te gustaría. Espera, ¿y qué hay de tí?, Seguro que lo has pensado o dicho más de una vez. Claro que sí, que somos humanos. Lo cierto es que en la inmensa mayoría de ocasiones es una excusa disfrazada de argumento. Es que no tengo tiempo para hacer deporte, es que no tengo tiempo ni para llamarte, necesito un día de 30 horas, se me ha ido el día y no sé que he hecho, voy a hacer esto para matar el tiempo… No suenan nada bien una vez que las lees fuera de tu cabeza, ¿verdad?

Si te parece, vamos a hacer un ejercicio para reflexionar sobre esto. Imagina que te encargan una tarea que no te apetece nada. Además, tu vida no depende de su realización. ¿Cuánto crees que vas a tardar en poner el «no tengo tiempo» por excusa? Una hora después, te llaman y te dicen que has sido ganador de un viaje maravilloso con todos los gastos pagados y, como extra, una faltriquera llena de dinero. Según te lo dicen, de manera automática, se va a orquestar en tu cabeza un maravilloso plan de acción para atender, presto como un rayo, a tu nueva prioridad. ¿De dónde sale todo este tiempo, entonces? Ah, quizás sea una cuestión de prioridades…

Excusas aparte, lo que es cierto que tener esa sensación constante de «no llego», «no me da la vida o «no tengo tiempo para nada», nos va a generar emociones como frustración, rabia, angustia, ansiedad, estrés, etc, que pueden derivar en consecuencias psicológicas importantes como apatía, falta de energía, alejamiento de metas vitales importantes, agotamiento psicológico, problemas con el sueño, falta de ocio y planes sociales…

Otro aspecto importante a destacar, viene desde variables de personalidad como perfeccionismo y rigidez cognitiva. Esto provoca que nos carguemos con demasiadas tareas a la vez, lo cual suele ser debido a sentirse personalmente responsable de todo y a querer hacerlo perfecto. Esta sobrecarga genera tensión y preocupación por no poder hacer todo lo que uno se ha propuesto. El perfeccionismo, además, impide administrar un buen feedback y refuerzo positivo debido a altos estándares tanto en la ejecución de la tarea como a la hora de evaluar el resultado final, lo que acarrea dilatar en el tiempo esa actividad y darle vueltas a lo que ya está hecho durante demasiado tiempo.

Una buena forma de comprobar si uno tiene un número excesivo de cosas para hacer o si no administra demasiado bien el tiempo del que dispone, es completar cada hora a lo largo de una semana el registro de ACTIVIDADES DIARIAS (ver imagen justo debajo). En la primera columna tienes que incluir cualquier actividad realizada a lo largo del día, sin importar si el tiempo dedicado a la misma ha sido grande o pequeño. En la segunda, las actividades no realizadas a pesar de haber estado programadas para ese día. Y en la tercera, las cosas que hubieras deseado hacer, pero que ni siquiera tuviste tiempo para considerar el llevarlas a cabo. Si aparecen bastantes actividades en la segunda columna (lo que significa que programas muchas cosas que no tienes tiempo de hacer) y especialmente, si la tercera columna indica que hay muchas actividades agradables o placenteras que no tienes tiempo de ejecutar, es probable que tengas problemas con la organización del tiempo: repasa la primera columna para comprobar si algunas de las actividades que aparecen son innecesarias u ocupan más tiempo del debido.

 

Vale David, ya he hecho el registro ese y quiero aprender a organizar mejor mi tiempo y poder ser más feliz, ¿qué hago? Pues sigue leyendo y aplica las siguientes pautas:

Establece las metas que quieres conseguir. Esto puede hacerse día a día, aunque las metas diarias deben ir reflejando los objetivos que uno desea conseguir a plazo más largo: una semana, un mes, un año, etc. Ten en cuenta las cosas que realmente son importantes para tí en tu vida, aquello que va en consonancia con tus valores o que es significativo para tí, eso que quieres ser de mayor. Si pasas tu tiempo resolviendo cosas más o menos urgentes, pero no muy importantes, estarás relegando la consecución de aquello que es realmente importante para tí y nuca podrás cumplir tus metas vitales, lo que te generará frustración y una sensación de no haber logrado aquello que te propusiste.

Para un día dado, haz una lista de las cosas que tienes que hacer y de las cosas que te gustaría hacer. Luego, decide la importancia de cada actividad, es decir, establece prioridades. Para ello, clasifica las actividades en tres categorías:

• Actividades A. Tienen prioridad máxima y deben ser hechas ese día. Algunos días pueden no tener este tipo de actividades.
• Actividades B. Son muy importantes y deben hacerse pronto, pero no necesariamente ese día. Estas serán las tareas más comunes y si no se realizan, terminarán por convertirse en actividades A.
• Actividades C. Son importantes y finalmente deberán ser llevadas a cabo, pero no muy pronto.

Para organizar un día, puedes seguir los siguientes pasos. Primero, anota las actividades que deben realizarse a horas determinadas, tales como recoger a los niños, reuniones, etc. Luego, comienza por las actividades A y prográmalas en momentos en que puedan ser realizadas. Asigna más tiempo a cada actividad del que inicialmente creas necesario, deja tiempo para imprevistos e interrupciones. A continuación, programa las actividades B y concédelas tiempo suficiente para ser realizadas total o parcialmente. Finalmente, sitúa las actividades C en los horarios sobrantes. Si resulta necesario tener que sacrificar alguna actividad, que sea del tipo C o B.

Muy importante:

• Si consideras que una programación de horarios es algo demasiado restrictivo para tí, haz simplemente una lista de las actividades A, B y C para el día situadas en tres columnas y táchalas cuando las realices.
• Al organizar el día, es interesante pensar en un orden o secuencia de las actividades a realizar. Localiza el tipo de secuencia que se adapte mejor a tí. Por ejemplo, algunas personas encuentran que el día es más agradable si comienzan con una tarea que hay que hacer y luego siguen con alguna actividad que les gusta. De este modo, tienen algo en lo que pensar con ilusión y la tarea desagradable no les ronda en la cabeza todo el día.
• No te apresures inmediatamente de una actividad a otra. En lugar de esto, realiza una pausa. Planea descansos breves y momentos para relajarte.
• Si te asaltan pensamientos de no tener tiempo suficiente para completar las actividades que te has propuesto, pregúntate qué es lo peor que puede suceder si al final del día te quedan ciertas cosas por hacer o si algo tiene que esperar hasta mañana. Por ejemplo, ¿qué sucederá realmente si no termino de limpiar toda la casa o de escribir este informe?, ¿qué es lo peor que puede ocurrir si me tomo 30 minutos para descansar o relajarme? Así pues, cuestiónate qué es probable que suceda si dejas de hacer X; si la respuesta es que poco o nada importante, considera seriamente el dejar de hacer X.

Existen además varias pautas útiles para ganar y gestionar mejor el tiempo:

• Delega responsabilidades. Es probable que algunas o muchas de las tareas que realizas puedan ser llevadas a cabo por otras personas: miembros de la familia, compañeros de trabajo, subordinados, etc. Por tanto, es importante que te preguntes qué puedes delegar y a quién. Posibles razones para no delegar son creencias perfeccionistas (pensar que los otros no harán el trabajo tan bien como uno y pensar que cuesta más explicar cómo hacer algo que hacerlo uno mismo) y miedo al conflicto con los demás. Estas formas de pensar son hipótesis que no tienen por qué ser ciertas; además, aunque pueden ser correctas a corto plazo, pueden no serlo a largo plazo. Finalmente, aunque lo fueran a largo plazo, porque, por ejemplo, los demás no aprendieran a limpiar la casa como uno lo hace, ¿qué pasaría por ello?, ¿qué es lo peor que puede suceder?, ¿el no delegar compensa el tiempo y esfuerzo invertidos?
• Aprende a decir NO. Un motivo para no acabar las actividades planeadas es tener que satisfacer las demandas inesperadas por parte de otros. A no ser que la demanda sea una cuestión fundamental o insoslayable (por ejemplo, una orden del jefe), tienes derecho a decir que no tienes tiempo y que debes llevar a cabo otras actividades. Aunque muchas personas piensan que el decir “no” conduce al rechazo o enfado por parte de los otros, lo cierto es que si se hace de forma apropiada no tiene estos efectos, sino que suele contribuir al respeto mutuo.
• Ajústate al plan previsto. Al llevar a cabo una actividad, atente a la misma y no comiences otras actividades asociadas que son innecesarias o no prioritarias. Por ejemplo, si la actividad era repasar un informe u ordenar una habitación, no caigas en la trampa de repasar otros informes u ordenar toda la casa.
• Reduce el tiempo dedicado a determinadas actividades (hablar por teléfono, ver la televisión, ducharse…) si consideras que es excesivo.
• Intenta acabar la actividad que empiezas. No saltes de una actividad a otra dejando detrás un montón de actividades parcialmente realizadas. En general, cada actividad requiere más tiempo de este modo, ya que terminas perdiendo tiempo comenzando repetidamente la misma actividad y las tareas inacabadas permanecen en tu cabeza e interfieren con la actividad presente.
• Si una actividad resulta, a priori, demasiado complicada o compleja, puedes dividirla en otras conductas más sencillas e ir resolviéndolas en orden y de una en una hasta completar la tarea (ENCADENAMIENTO).
• Ten cuidado con la procastinación (posponer o aplazar cosas). ¿Te distraes con otras cosas cuando tienes que realizar ciertas actividades prioritarias? ¿Cuáles son las consecuencias de posponer estas actividades? ¿Estás aplazando algo porque te estás fijando una norma demasiado elevada o porque tienes miedo a no tomar la decisión adecuada? ¿Está siendo poco realista acerca de lo que puedes hacer? ¿Puedes hacerlo ahora y quitárselo de encima?
• Mucho cuidado con el perfeccionismo. ¿Dedicas mucho tiempo a realizar las actividades planeadas porque quieres que sean perfectas? No olvides que todo el mundo comete errores, que la mayor perfección lograda no compensa muchas veces el tiempo y esfuerzo invertidos y que el perfeccionismo suele originar problemas en la relación con otras personas, además de generar frustración porque pocas veces estaremos satisfechos con la actividad realizada.
• Ten una agenda a mano, bien sea electrónica o de lápiz y papel. Eso ayuda a tomar perspectiva y a descargar el sistema cognitivo.
• También puedes utilizar aplicaciones para crear listas de cosas por hacer o de tareas pendientes, como Wunderlist, por ejemplo, que permite crear listas y ordenarlas según nuestras preferencias, además de marcar aquellas que han sido completadas.
• Trata de concentrarse en el presente, aquí y ahora. Estar con el foco atencional puesto en tareas futuras, va a generar agobio, incapacidad para fluir o disfrutar de lo que estamos haciendo

A mitad del día, revisa las prioridades y el progreso realizado (FEEDBACK). Al final del día, recuerda lo que ha conseguido y felicítate (REFUERZO POSITIVO). Anota las tres cosas de las que estás más ogulloso o que han ido bien, y pregúntate si algo de lo que has realizado hoy te hubiese gustado hacerlo de un modo diferente, y aplícalo al día siguiente. Revisa también cómo van las cosas al final de periodos más largos: una semana, un mes, etc.

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